アトラスNEWS　～Monthly 税務・経営・節税情報～

アトラスの電子化

1．はじめに

当事務所は、サービスの更なる向上と所内事務処理の合理化を目的に本年度は電子化を強く推し進めてきました。以下紹介いたします。

2．電子申告、電子認証

電子申告は税務署、都道府県税事務所、市区町村で始まっています。法務局への登記申請も電子申請できます。定款の認証も電子認証すると印紙代が４万円安くなります。

当事務所も電子申告100％を目標にしています。今後、行政の手続は全てインターネットを通じて順次行われますので、電子申告の手続をしないと思わぬ不利益を蒙る可能性があります。税務署等へは電子申告の届出だけでも出しておく必要があります。

3．サイボウズの導入

グループウエアであるサイボウズを導入しました。いままでExcelでやっていたスケジュール管理や会議室管理、ホワイトボードでやっていた作業管理、回覧板を回していた情報の掲示、タイムレコーダーでやっていた時間管理、これらがサイボウズで全て一元管理できるようになりました。

また、社内だけのメールもこのソフトで送受信できるので社内と社外のメールの切り分けが明確にできて便利です。

4．DocuWorksの導入

富士ゼロックスの商品DocuWorksというソフトを導入しました。

このソフトは優れもので、高速スキャナーで文書を読み込むと瞬時に電子データ化 されます。電子化されたデータの加工も自由にでき、検索やファイリングも簡単にできます。そして、PDFファイルへの変換もワンタッチでできるのです。 　紙媒体から電子媒体への変換を高速スキャナーで推し進めた結果、書類スペースが大幅に減り、情報の管理が格段にしやすくなりました。

5．FAXの電子化

FAXの送信をパソコンから直接するのみならず、お客様から送られてくるFAXは自動的に電子データ化され、各自のパソコンに取り込めるようにしました。

6．サーバーへの外部アクセス

自宅から自由にサーバーにアクセスできるようにしました。今現在は、所長だけにその権限を与えていますが、在宅で事務所にいるのと同様の作業が可能です。

7．Skypeの利用

Skypeとは、インターネットを通して動画と音声を無料で送受信できるシステムです。このシステムを使うと遠隔地のお客様とのテレビ電話が可能になります。

事務所では、主にテレビ会議に利用しています。

8．アトラスが紹介されています

アトラスの以上の取り組みの一部が、富士ゼロックスのホームページで紹介されているとともに、日経ビジネス、週刊ダイヤモンド、週刊東洋経済、プレジデントの各誌に、富士ゼロックスの広告としてアトラス総合事務所が掲載されました。