今月1日に個人情報保護法が施行されました。今後は今まで以上に個人情報の取扱に慎重にならなければなりません。
会社には顧客情報や従業員情報をはじめ様々な個人情報があります。その取扱について簡単に見ていきましょう。
「個人情報」とは、生存する個人に関する情報で、個人を特定できるものをいいます。例えば、氏名、生年月日や住所、会社においては顧客情報だけでなく株主や従業員の氏名や住所も「個人情報」となります。
メールアドレスについては、メールアドレスを見れば何処の誰かがわかる場合は「個人情報」となります。
個人情報を取得する時は、その個人情報をどのように使うのかを本人に明示しなければなりません。
「労務管理のため」といったような抽象的な表現ではなく、例えば、「労働保険・社会保険の手続のため」といったように、情報が使われたときにどのような結果になるのかを本人が想定できるように、具体的に利用目的を示すことが必要です。
明示した利用目的以外で個人情報を使用する時には本人の同意が必要となります。
個人情報は第三者に提供してはいけません。第三者に個人情報を提供するためには事前に本人の同意が必要となります。
転籍や出向といった場合、対象従業員の個人情報を転籍先や出向先の会社へ送ることになりますが、これも第三者への提供となります。従って、対象従業員の事前の同意が必要となります。
また、健康保険組合や厚生年金基金へ従業員の情報を送ることも基本的には第三者への提供となります。
法人が別であれば法人間の個人情報のやりとりは第三者提供になると考えますので、関連会社やグループ企業であっても、それらの法人間の個人情報のやりとりは当然に第三者提供となります。
合併に関しては、合併後の情報提供は第三者提供になりません。しかし、合併前の情報提供は第三者提供となるので本人の同意が必要です。
退職後も退職者の情報を保管しているのであれば他の個人情報と同じように扱う必要があります。この場合でも退職者の個人情報を当初の利用目的以外のことに利用することはできません。
また、退職者の転職先等からの要望に応じ退職者の個人情報を転職先等に送る場合は第三者への提供となり、事前に本人の同意が必要です。
採用活動の際に不採用となった求職者の個人情報についても、採用活動後も保管するときは、求職者の個人情報を当初の利用目的以外のことに利用することはできません。
不採用者の履歴書や職務経歴書などは、本人に返却するなどの配慮が必要です。
無断転用・転載を禁止します。
